สำหรับธุรกิจที่ใช้โปรแกรมมากกว่าหนึ่งตัว
โปรแกรมขาย คลัง บัญชี แต่ละตัวดีหมด แต่ไม่เชื่อมกัน เราต่อท่อระหว่างของเดิมให้ข้อมูลตรงกัน ไม่ต้องซื้อระบบใหม่ยกชุด
ตัวอย่างสิ่งที่ระบบแจ้งให้เอง
สต็อกสินค้า A ไม่ตรงกัน
แจ้งเช้านี้ ตั้งแต่วันแรกที่ตัวเลขเริ่มห่างกัน
สาเหตุ ออเดอร์ออนไลน์ 3 รายการเมื่อวาน ยังไม่ถูกตัดสต็อก
ตัวเลขเป็นตัวอย่างประกอบคำอธิบาย ไม่ใช่ข้อมูลลูกค้าจริง
เช็กตัวเอง 30 วินาที
ลองดูว่าตรงกับที่ทำงานคุณกี่ข้อ ยิ่งโดนหลายข้อ ยิ่งแปลว่าทีมกำลังเสียเวลาไปกับงานที่ระบบทำให้ได้
เหมาะกับธุรกิจที่ใช้โปรแกรมมากกว่าหนึ่งตัวและเริ่มรู้สึกว่ามันไม่เชื่อมกัน ถ้าโดนสักข้อ คุยกับเราได้เลย
ที่รอยต่อระหว่างระบบ
ถ้าโดนหลายข้อ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่โปรแกรมตัวไหนไม่ดี แต่อยู่ที่ไม่มีอะไรเชื่อมมันเข้าด้วยกัน
หน้าร้านกับออนไลน์เห็นสต็อกคนละชุด กว่าจะรู้ว่าไม่มีของก็รับเงินลูกค้ามาแล้ว ต้องโทรไปขอโทษและคืนเงิน
คีย์ในโปรแกรมขาย แล้วคีย์ซ้ำในคลัง แล้วส่งให้บัญชีคีย์อีกที ทุกรอบที่คีย์คือโอกาสพิมพ์ผิดเพิ่มขึ้นหนึ่งครั้ง
โปรแกรมขายบอกอย่าง คลังบอกอย่าง บัญชีบอกอีกอย่าง สุดท้ายต้องนั่งไล่ทีละรายการเพื่อหาว่าใครพิมพ์ผิด
ต้องดึงรายงานจากทุกระบบมาต่อกันใน Excel ทุกเดือน งานนี้กินเวลาหลายวันและทำซ้ำเหมือนเดิมทุกรอบ
จ่ายค่าระบบเต็มราคาแต่ใช้ได้แค่บางส่วน เพราะต่อกับของเดิมไม่ได้ ทีมเลยกลับไปใช้ Excel เหมือนเดิม
อยากรู้ตัวเลขจริงต้องรอให้แต่ละฝ่ายส่งมา แล้วยังต้องเดาอีกว่าชุดไหนอัปเดตล่าสุด
เชื่อมอะไรเข้าด้วยกันได้บ้าง
เราไม่ได้สนใจว่าใช้ยี่ห้อไหน สนใจว่าตอนนี้ข้อมูลคู่ไหนไม่ตรงกันและทีมต้องคีย์ซ้ำตรงไหน
ยอดขาย ใบเสร็จ และสินค้าที่ขายออกไปจริง
ของเข้า ของออก และยอดคงเหลือที่ต้องตรงกับหน้าร้าน
รายรับรายจ่ายและเอกสารที่ต้องส่งให้บัญชีทุกเดือน
ออเดอร์จากหลายช่องทางที่ต้องตัดสต็อกชุดเดียวกัน
ตารางที่กลายเป็นระบบของบริษัทไปแล้วโดยไม่ตั้งใจ
ออเดอร์ที่เข้ามาทางแชทแล้วต้องคีย์เข้าระบบเอง
คำถามที่ตอบได้เมื่อระบบเชื่อมกันแล้ว
สามขั้นตอน เริ่มจากระบบที่คุณมีอยู่ ไม่ต้องหยุดขายและไม่ต้องเทรนคนใหม่
ดูว่าแต่ละระบบเก็บอะไร ข้อมูลตัวไหนซ้ำกัน และจุดไหนที่ทีมต้องคีย์ซ้ำหรือตัวเลขมักไม่ตรง
เลือกให้ชัดว่าเรื่องสต็อกยึดตามระบบไหน เรื่องราคายึดตามระบบไหน นี่คือขั้นที่สำคัญที่สุดและข้ามไม่ได้ เพราะถ้าไม่ตกลงก่อน พอเชื่อมแล้วข้อมูลจะเขียนทับกันไปมา
ข้อมูลวิ่งถึงกันเองโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ และถ้าวันไหนไม่ตรงกัน ระบบจะบอกทันทีแทนที่จะให้ไปเจอตอนปิดงบ
ตรวจให้ทุกเช้าว่าตัวเลขยังตรงกันอยู่ไหม
ตัวเลขเป็นตัวอย่างประกอบคำอธิบาย ไม่ใช่ข้อมูลลูกค้าจริง
ข้อกังวลที่ได้ยินบ่อยที่สุด
สองเรื่องที่คนกลัวหลังเชื่อมไปแล้วคือข้อมูลหายกลางทางโดยไม่มีใครรู้ กับตัวเลขค่อย ๆ เพี้ยนไปเงียบ ๆ จนไปเจอตอนปิดงบ นี่คือสิ่งที่เราออกแบบไว้ตอบสองข้อนั้น
ของที่ทีมชินแล้วยังใช้ต่อทั้งหมด เราทำงานอยู่ระหว่างระบบ ไม่ได้มาแทนที่ตัวใดตัวหนึ่ง
ถ้าระบบใดระบบหนึ่งล่มหรือช้า ข้อมูลจะรออยู่แล้วส่งใหม่ให้เอง ไม่ใช่หายไปเงียบ ๆ แล้วมารู้ทีหลัง
แทนที่จะไปเจอตอนปิดงบว่าตัวเลขห่างกัน ระบบจะแจ้งตั้งแต่วันที่มันเริ่มไม่ตรง ตอนที่ยังหาสาเหตุได้
โปรแกรมบางตัวปิดสนิทและไม่ยอมให้ดึงข้อมูลออก ถ้าเจอแบบนั้นเราจะบอกตั้งแต่รอบแรก ไม่ใช่รับงานไปแล้วค่อยมาบอกทีหลัง
ทุกอย่างอยู่ในระบบและบัญชีของคุณ ถ้าวันหนึ่งจะเปลี่ยนทีมดูแล ก็ส่งต่อได้โดยไม่ต้องขออะไรจากเรา
ต้นทุนของการยังไม่ทำอะไร
ไม่ต้องเชื่อคำของเรา ลองตอบสี่ข้อนี้จากที่ทำงานคุณเอง
เดือนที่แล้วขายของที่จริง ๆ ไม่มีในสต็อกไปกี่ครั้ง
ทุกครั้งคือลูกค้าที่ผิดหวังหนึ่งคน และส่วนใหญ่เขาไม่กลับมาบอกคุณ
ทีมใช้เวลากี่ชั่วโมงต่อเดือนไปกับการคีย์ข้อมูลเดิมซ้ำ
คิดเป็นค่าแรงต่อปี แล้วเทียบกับการต่อท่อครั้งเดียวจบ
ถ้าตัวเลขสองระบบไม่ตรงกัน ใครเป็นคนตัดสินว่าอันไหนถูก
ถ้าคำตอบคือแล้วแต่ว่าใครถามก่อน แปลว่ายังไม่มีตัวเลขชุดกลางที่ทุกคนยึดตรงกัน
ตอนปิดงบเดือนที่แล้ว ใช้เวลารวบรวมข้อมูลกี่วัน
งานนี้ทำซ้ำเหมือนเดิมทุกเดือน จึงเป็นงานที่คุ้มที่สุดที่จะทำให้อัตโนมัติ
คุยกับเรา 30 นาที แล้วเราจะช่วยดูว่าข้อมูลชุดไหนไม่ตรงกัน และควรต่อคู่ไหนก่อน
เริ่มต้นอย่างไร
ข้อมูลไม่ต้องสะอาดก่อนถึงจะเริ่มได้ เพราะการเชื่อมนี่แหละที่จะทำให้เห็นว่าตรงไหนไม่ตรงกัน
ขั้นที่ 1
เล่าว่าใช้โปรแกรมอะไรอยู่บ้าง คู่ไหนไม่ตรงกันบ่อยที่สุด ถ้าประเมินแล้วโปรแกรมของคุณต่อไม่ได้จริง เราจะบอกตรง ๆ ตั้งแต่รอบนี้
ขั้นที่ 2
ลงไปดูของจริงว่าแต่ละระบบเปิดให้ดึงข้อมูลได้แค่ไหน แล้วสรุปเป็นแผน ว่าควรต่อคู่ไหนก่อน ได้อะไรกลับมา และใช้งบประมาณเท่าไร
ขั้นที่ 3
ต่อคู่แรกให้เห็นว่าหยุดคีย์ซ้ำได้จริงก่อน แล้วค่อยตัดสินใจว่าจะต่อคู่ไหน ไม่ใช่เซ็นทีเดียวแล้วรอยาวกว่าจะได้ใช้
คุณจะได้อะไรจากขั้นที่ 2
ราคาต่างกันมากตามว่าระบบเดิมเปิดให้ดึงข้อมูลได้แค่ไหน เราจึงประเมินให้หลังได้เห็นของจริง
ใครอยู่เบื้องหลัง
I GEAR GEEK เป็นทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ส่งมอบงานให้ธุรกิจไทยมาแล้วกว่า 150 โปรเจค งานเชื่อมข้อมูลข้ามระบบเป็นงานที่เราทำบ่อยที่สุด
2018
ปีที่ก่อตั้งทีมพัฒนาซอฟต์แวร์
150+
โปรเจคที่ส่งมอบจริง
30 นาที
เวลาที่ใช้ดูว่าข้อมูลชุดไหนไม่ตรงกัน
เราไม่เปิดเผยชื่อลูกค้าและรายละเอียดโปรเจคตามข้อตกลงรักษาความลับ รายการข้างต้นจึงระบุเป็นประเภทงานและกลุ่มธุรกิจแทน
การเชื่อมข้อมูลบัญชี ขาย และคลังเข้าด้วยกันเป็นงานที่เราส่งมอบมาแล้วหลายครั้ง ต่างจากหน้าอื่นของเราที่เป็นบริการใหม่ ตรงนี้เราไม่ได้กำลังเริ่มต้น แต่เรายังไม่เปิดเผยชื่อลูกค้าและรายละเอียดโปรเจคตามข้อตกลงรักษาความลับ จึงยังไม่มีกรณีศึกษาแบบระบุชื่อให้ดู
ไม่มีค่าใช้จ่ายและไม่มีข้อผูกมัด เป้าหมายคือดูว่าข้อมูลชุดไหนไม่ตรงกัน และควรต่อคู่ไหนก่อน
ส่วนใหญ่เป็นเรื่องโปรแกรมเก่าจะต่อได้ไหม ต้องหยุดขายหรือเปล่า และถ้าวันหนึ่งเปลี่ยนโปรแกรมตัวหนึ่งจะต้องทำใหม่หมดไหม
ระบบรวมทุกอย่างแก้ปัญหาด้วยการให้คุณทิ้งของเดิมทั้งหมดแล้วย้ายมาเริ่มใหม่ ซึ่งแพง ใช้เวลานาน และต้องเทรนคนใหม่ทุกแผนกพร้อมกัน สิ่งที่เราทำคือให้ของเดิมอยู่ที่เดิมแล้วต่อท่อระหว่างกัน ได้ผลลัพธ์เดียวกันคือข้อมูลตรงกัน แต่ความเสี่ยงและค่าใช้จ่ายต่างกันมาก ถ้าประเมินแล้วเปลี่ยนระบบใหม่คุ้มกว่าจริง เราจะบอกตรง ๆ
ต้องดูเป็นราย ๆ ครับ บางตัวต่อตรงได้เลย บางตัวได้แค่ส่งออกไฟล์ซึ่งก็ยังทำงานได้แต่ข้อมูลจะช้ากว่า และบางตัวปิดสนิทจริง ๆ ต่อไม่ได้เลย กรณีหลังเราจะบอกตั้งแต่รอบแรกว่าทางเลือกมีอะไรบ้าง ไม่ใช่รับงานไปก่อนแล้วค่อยมาบอกทีหลัง
ไม่ต้องครับ เพราะเราไม่ได้ไปแก้ในระบบที่คุณขายอยู่ เราทำส่วนที่อยู่ระหว่างระบบ และเปิดใช้ทีละคู่ ถ้าคู่ไหนมีปัญหาก็ปิดกลับไปใช้วิธีเดิมได้ทันทีโดยที่การขายไม่สะดุด
ไม่ครับ เราออกแบบให้แต่ละท่อแยกกัน เปลี่ยนระบบตัวไหนก็แก้เฉพาะท่อที่ต่อกับตัวนั้น ส่วนที่เหลือทำงานต่อได้ นี่คือข้อดีของการต่อท่อแทนการรวมทุกอย่างเป็นก้อนเดียว
เป้าหมายคือให้ทำน้อยลงครับ เพราะสิ่งที่เราตัดออกคือการคีย์ซ้ำ ซึ่งเป็นงานที่ไม่ได้สร้างอะไรเพิ่มอยู่แล้ว สิ่งที่อาจเพิ่มมาคือการตกลงกันให้ชัดว่าเรื่องไหนยึดตามระบบไหน ซึ่งเป็นการคุยครั้งเดียวแล้วจบ
ขึ้นกับว่าต่อกี่คู่ ถ้าประกาศเป็นราคาเดียว คนที่ต่อคู่เดียวก็จะจ่ายแทนคนที่ต่อทั้งบริษัท คุณจะรู้กรอบงบตั้งแต่จบการคุยครั้งแรก ก่อนตัดสินใจอะไรทั้งสิ้น และแต่ละขั้นแยกจ่ายแยกตัดสินใจ ไม่ต้องเหมาทั้งก้อน
คู่แรกไม่นาน เพราะขอบเขตแคบและวัดผลได้ชัดว่าหยุดคีย์ซ้ำได้จริงไหม ส่วนที่ใช้เวลาที่สุดมักไม่ใช่การเขียนโปรแกรม แต่เป็นการตกลงกันว่าข้อมูลแต่ละชุดจะยึดตามระบบไหน ซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องให้ผู้บริหารเคาะ
ถ้าทุกวันนี้ทีมยังต้องคีย์ข้อมูลเดิมซ้ำหลายที่ มาคุยกันก่อนได้ครับ ไม่มีค่าใช้จ่าย และถ้าโปรแกรมที่คุณใช้อยู่ต่อไม่ได้จริง เราจะบอกคุณตรง ๆ
ถ้ายังไม่พร้อมคุย ลองบอกเราสั้น ๆ ได้ไหมว่าตอนนี้ใช้โปรแกรมอะไรอยู่และคู่ไหนไม่ตรงกันบ่อยที่สุด เราจะได้เข้าใจโจทย์จริงของธุรกิจไทยมากขึ้น ไม่มีการขายใด ๆ